Возмещение расходов
происходит в Управлении бухгалтерского учета после запуска приказа о предоставлении финансовой поддержки.
Что необходимо сделать Заявителю?
1. Для запуска приказа в течение 3 рабочих дней после возвращения с соревнования Заявитель должен заполнить онлайн отчет о мероприятии.
Перед заполнением подготовьте:
— скорректированную смету расходов на основе реально потраченных средств;
— не менее 5 фотографий (горизонтальное расположение, размер не менее 1200х800 пикселей);
— сканы дипломов, грамот, сертификатов, благодарственных писем по результатам соревнований (при наличии) в pdf формате;
— ссылка на опубликованную статью об участии в мероприятии с упоминанием источника финансирования (например, "Финансовым гарантом поездки выступил Фонд целевого капитала НИУ ВШЭ.").
*Если на момент заполнения отчета статья еще не была опубликована, в течение 2 рабочих недель следует отправить ссылку на опубликованную статью на studyabroad@hse.ru, или текст статьи для размещения на сайте Международных академических программ.
2. После запуска приказа при наличии заполненного онлайн отчета Отдел международной студенческой мобильности отправляет Заявителю данные по приказу.
3. В течение 3 рабочих дней после получения данных по приказу Заявитель предоставляет в Управление бухгалтерского учета:
2. приказ о предоставлении финансовой поддержки (выдается в Отделе международной студенческой мобильности при условии сданного отчета о соревновании);
3. подтверждение понесенных расходов, одобренных для возмещения:
— оригиналы документов, подтверждающих оплату визовых сборов;
— оригиналы документов, подтверждающих оплату страхового полиса;
— оригиналы билетов или электронные билеты, посадочные талоны (авиа, ж/д, автобус, включая проезд аэропорт-гостиница-аэропорт);
— оригиналы документов об оплате проживания.
1. предоставьте перевод документов на русский язык, если необходимо;
2. все именные платежные документы должны быть выписаны на заявителя (в случае с групповой заявкой — на каждого члена группы);
3. при наличном расчете предоставьте кассовые чеки и/или бланки строгой отчетности;
4. После предоставления всех запрошенных документов Заявитель получает возмещение расходов в рамках одобренной Конкурсной комиссией сметы.
Узнайте больше об условиях конкурса, подаче документов и уже одобренных заявках на соревнования, если еще не ознакомились с данными подразделами.